25种自动化提升小企业效率的方法

你是否感觉每天都在忙于处理各种琐事,却总是无法专注于真正重要的工作?作为一个小型企业的老板或员工,这种感觉再熟悉不过了。但是,有一个强大的工具可以帮助你摆脱这种困境 - 那就是自动化。在这篇文章中,我们将探讨25种实用的自动化方法,帮助小型企业提高效率、降低成本、改善客户体验。无论你是刚起步的创业者,还是想要优化现有流程的小企业主,这些方法都能为你带来启发。

自动化:小型企业的救星

小型企业面临的挑战

运营一家小型企业绝非易事。从预算限制到需要身兼数职,小团队必须足智多谋才能生存下去。虽然回报可能很高,但风险同样不小。数据显示,新创业的企业中有 20%会在第一年倒闭,50%会在五年内倒闭。

自动化的定义

简单来说,工作场所自动化就是利用技术来完成无需人工参与的任务。换句话说,自动化就是使用软件来执行那些:

• 重复性高
• 耗时耗力
• 容易出错
• 不需要人为判断的任务

自动化带来的主要优势

小型团队通常资源有限,但他们有一个优势:灵活性。这使他们能够比大型企业更快地实现工作场所自动化。那么,自动化究竟能为小型企业带来哪些好处呢?

1. 提高竞争力 说竞争激烈可能听起来老生常谈,但事实如此。数据显示,新企业申请数量已经 接近疫情前水平。随着越来越多的企业进入市场,自动化可以提供必要的优势来击败竞争对手。
2. 降低劳动力成本 对大多数企业来说,最大的成本是劳动力。它可能占到 总支出的70%。在许多行业(如技术行业),劳动力成本使得竞争变得更加困难。通过减少所需的人工输入,自动化可以帮助控制这些成本。
3. 提高生产力 自动化历来与生产力密切相关。有 数据支持的研究 表明,自动化可以将生产力提高5-25%。
4. 减少员工倦怠 快乐的员工 生产力提高13%。相反,过度工作和不快乐的员工则不然。据报道,精疲力竭的员工:
   • 63%更可能请病假
   • 2.6倍更可能主动寻找新工作
   • 13%的工作效率较低
   通过帮助员工简化重复性工作,自动化可以帮助减少这些问题。
5. 支持远程工作 远程工作已成为 新常态。虽然这带来了新的挑战,但也为塑造工作的未来提供了机会。自动化通过以下方式使远程工作变得更容易:
   • 简化沟通
   • 提高透明度
   • 确保任务完成
6. 改善业务洞察 工作场所自动化可以帮助跟踪大多数业务指标,从而实现更好的管理。这种heightened awareness可以导致基于数据的战略决策,而不是"凭感觉行事"。

现在我们已经了解了自动化的重要性,让我们深入探讨25种具体的方法,帮助小型企业提高效率。

运营和人力资源自动化

1. 简化招聘流程

对小型团队来说,招聘至关重要。当员工人数较少时,新员工可能会对公司的运营产生重大影响。然而,招聘是一项艰巨的任务,需要完成许多步骤,例如:

• 发布职位描述
• 筛选申请
• 安排面试
• 评估候选人
• 发送offer

虽然人工参与是必要的,但其中许多步骤可以实现自动化。例如,在线表单可以帮助你以简单、无需繁琐的方式自动筛选申请。像 Workable 这样的解决方案可以帮助你自动化整个招聘流程,从发布职位到发送offer。当你需要处理数十甚至数百份申请时,这将产生巨大的影响。

2. 改进员工入职

一个出色的 入职流程可以将员工保留率提高82%。另一方面,糟糕的入职体验可能导致新员工在前6个月内离职。自动化的入职工作流程可以帮助你加快流程,而不会浪费资源。

你可以自动化的入职任务包括:

• 发送欢迎邮件
• 提供必要的文件
• 设置工作账户
• 安排培训课程
• 发送提醒以完成特定任务

3. 协作排班

没有杂乱的电子表格和耗时的来回沟通,轮班和排班会变得更好。为避免混乱,团队可以使用专门的排班工具,如 When I Work。

你也可以创建自己的自定义系统。使用 这个模板,在Airtable上设置协作排班表相对简单。

4. 自动化报告

报告对于可视化运营和绩效至关重要。然而,许多中小企业无法抽出时间来创建报告。这是一项典型的可以用Make自动化的任务。只需提取其他工具生成的数据,并将其推送到电子表格或KPI仪表板。你将获得所有指标,而无需手动收集数据的麻烦。

5. 会计自动化

如果没有适当的会计,管理小型企业的财务很快就会成为所有者的噩梦。事实上,据报道,近 82%的小型企业因现金流问题而失败。

虽然我们承认会计是一个非常多样化的领域,但 有许多任务可以自动化,例如:

• 发票生成和跟踪
• 费用报告
• 工资单处理
• 税务计算
• 财务报告

协作与项目管理自动化

6. 利用通知避免沟通孤岛

信息孤岛对团队来说是一个威胁,无论规模大小。没有可见性,关键数据可能会停留在收件箱或Slack私信中,远离关键利益相关者。

像 Unito 这样的工具可以帮助你在不同的项目管理平台之间同步任务和更新。另一个选择是利用机器人。例如,Slack机器人可以自动运行任务并在共享频道或通过直接消息报告。

7. 自动转发邮件给相关利益相关者

我们每天花 28%的时间 在处理电子邮件上。如果这听起来很多,那是因为确实如此。大量的内部电子邮件通信耗时且应该自动化。

一个简单的方法是在你的电子邮件客户端中设置自动转发规则。通过这样做,你可以确保相关利益相关者在需要时获得他们需要的信息。

如果你想尝试一下,可以使用 这个场景。它可以帮助你将包含特定词的电子邮件自动转发给需要知道的人。

8. 减少项目管理中的手动输入

小团队并不意味着项目管理变得容易。小公司的项目经理往往承担更多责任,使他们的角色更具挑战性。

项目管理工具旨在帮助团队组织任务并改善协作。据观察,采用项目管理实践的公司可以 节省28倍的成本。

有很多平台可供选择:

• Asana
• Trello
• Jira
• Monday.com

将这些工具集成到你的软件堆栈中将允许你自动化项目管理流程。你可以考虑的一些想法包括:

• 自动创建重复性任务
• 根据截止日期自动分配优先级
• 在任务状态更改时发送通知
• 自动生成项目报告

9. 使用Slackbot促进日常互动

站会是运行在截止日期内的团队广泛使用的方法。它们的目标是让每个成员负责任,并确保没有人落后。

如果你想保证站会的参与度,自动化是你的朋友(即使你的团队完全远程工作)。

例如,你可以邀请你的团队每天自动回答3个问题:

1. 昨天你完成了什么?
2. 今天你计划做什么?
3. 有什么阻碍你的进展吗?

一个简单的Slackbot将自动发布问题并收集答案。要做到这一点,你可以选择付费选项,如 Standuply,或者使用Make创建自己的解决方案。这可以直接从 Slack 完成。

10. 增强内部知识库

在小型企业中,文档记录并不总是优先考虑的事项。这往往会导致风险,员工可能成为 单点故障。

这就是为什么公司决定实施内部知识库。拥有资源数据库已被证明可以 将生产力提高35%。

然而,随着内部知识库的增长,保持其组织可能变得困难。为了解决这个问题,你可以添加一个自动化层。像 Notion 这样的工具可以帮助你自动组织和更新你的知识库。

客户支持自动化

11. 自动回复查询

在收到查询后发送自动电子邮件可以为你的客户带来巨大的不同。研究表明,仅仅等待10分钟回复消息就会 降低400%的机会 与潜在客户取得联系。

无论你是通过表单、电子邮件还是聊天接收请求,一个简单的模板回答都可以为你的客户服务代表争取一些时间: "你好{名字},感谢你的联系!我们将尽快回复你,同时欢迎你提供更多关于你的询问的详细信息。"像 Zendesk 这样的客户支持软件解决方案可以帮助你自动化这个过程,确保每个客户都得到及时的回应。

12. 使用表单自动化用户反馈

客户服务代表是你业务的前线工作者,是重要的信息来源。这些信息非常宝贵,但也可能在其他任务和优先事项中丢失。

解决方案是使用表单自动化用户反馈。如何做到?只需在客户购买后、试用期结束后或与你的团队互动后向他们发送表单。

然后,你可以使用Make将他们的回答直接路由到你的客户服务平台,将它们转化为你可以及时处理的工单。使用 这个模板 可以自动从新的Google Forms响应创建Zendesk工单。

13. 利用知识库减少支持请求

面向客户的帮助中心是另一种协助客户的方式。 90%的客户希望得到即时答复,而知识库可以提供这种即时性。像 Helpjuice 这样的工具可以帮助你创建和管理全面的知识库,减少支持请求的数量。

14. 在在线社区中帮助客户

在社区中与用户互动有几个好处:

• 建立品牌忠诚度
• 收集反馈
• 减少支持工单

大多数平台都有通知功能,可以在发布消息时提醒你。然而,你可能不想整天监控和参与对话。 这里有一个模板 可以帮助你自动监控Reddit上的特定关键词,并在Slack中收到通知。这样,你就可以及时回应相关的讨论,而无需不断刷新页面。

15. 自动化社交媒体管理

社交媒体是小型企业接触客户的重要渠道,但管理多个平台可能会非常耗时。自动化可以大大简化这个过程。

你可以使用像 Buffer 或 Hootsuite 这样的工具来:

• 预先安排帖子
• 跨平台同步内容
• 自动回复常见问题
• 分析社交媒体表现

通过自动化这些任务,你可以保持社交媒体的活跃度,同时将更多时间用于创造高质量的内容和与客户互动。

16. 创建自动化的客户旅程

客户旅程是客户与你的品牌互动的整个过程。通过自动化这个旅程的关键部分,你可以提供更个性化和及时的体验。

例如,你可以:

• 发送自动欢迎邮件给新注册用户
• 根据客户的浏览历史推荐产品
• 在客户购买后自动发送跟进邮件
• 为长期未活跃的客户触发重新激活活动

使用像 Mailchimp 或 ActiveCampaign 这样的营销自动化工具可以帮助你设置这些自动化流程。

17. 自动化库存管理

对于销售实物产品的小型企业来说,库存管理可能是一个巨大的挑战。自动化可以帮助你更有效地管理库存,避免缺货或过度库存的情况。

考虑实施以下自动化:

• 当库存低于某个阈值时自动重新订购
• 根据销售趋势自动调整库存水平
• 在产品即将缺货时向客户发送通知
• 自动更新多个销售渠道的库存信息

像 TradeGecko 或 Cin7 这样的库存管理软件可以帮助你实现这些自动化。

18. 自动化发票和付款提醒

及时收到付款对小型企业的现金流至关重要。自动化发票和付款提醒可以帮助你更快地收到款项,减少手动跟进的需求。

你可以:

• 设置自动生成和发送发票
• 在付款到期前发送自动提醒
• 为逾期账单设置自动跟进
• 与你的会计软件集成,自动记录付款

像 QuickBooks 或 Xero 这样的会计软件通常包含这些自动化功能。

19. 自动化客户反馈收集

定期收集客户反馈对于改善你的产品或服务至关重要。然而,手动进行这个过程可能非常耗时。通过自动化,你可以更容易地收集和分析客户反馈。

考虑以下自动化:

• 在客户完成购买后自动发送满意度调查
• 定期向长期客户发送Net Promoter Score (NPS)调查
• 自动分类和标记客户反馈
• 将重要的反馈自动转发给相关团队成员

使用像 SurveyMonkey 或 Typeform 这样的工具可以帮助你创建和自动化这些调查。

20. 自动化数据备份

数据是任何企业的生命线,而数据丢失可能对小型企业造成毁灭性的打击。通过自动化你的数据备份过程,你可以确保你的重要信息始终得到保护。

设置自动化以:

• 定期备份所有重要数据
• 将备份存储在安全的云存储中
• 在备份完成或失败时发送通知
• 定期测试备份的完整性

像 Backblaze 或 Carbonite 这样的服务可以帮助你自动化你的备份流程。

21. 自动化员工培训

对于小型企业来说,保持员工技能更新至关重要,但组织和管理培训可能很耗时。通过自动化培训流程,你可以确保你的团队始终掌握最新知识,而无需constant手动干预。

考虑实施以下自动化:

• 为新员工自动分配入职培训课程
• 根据员工的角色和技能自动推荐培训内容
• 在员工完成培训后自动颁发证书
• 定期提醒员工完成必要的培训

像 TalentLMS 或 Docebo 这样的学习管理系统可以帮助你自动化这些培训流程。

22. 自动化会议安排

安排会议可能是一个耗时的过程,特别是当涉及多人或跨时区时。通过自动化会议安排,你可以节省大量时间并减少沟通混乱。

你可以自动化以下方面:

• 允许客户或团队成员自行预约会议时间
• 根据参与者的日程自动建议最佳会议时间
• 自动发送会议邀请和提醒
• 在会议结束后自动发送跟进邮件和会议记录

像 Calendly 或 Doodle 这样的工具可以帮助你自动化会议安排过程。

23. 自动化expense报告

对于许多小型企业来说,处理expense报告可能是一个繁琐的过程。通过自动化这个流程,你可以节省时间,减少错误,并更快地报销员工。

考虑以下自动化:

• 使用移动应用程序自动捕获和分类收据
• 自动将expense与预算和项目关联
• 自动审批符合公司政策的expense
• 自动生成expense报告和分析

像 Expensify 或 SAP Concur 这样的工具可以帮助你自动化整个expense管理过程。

24. 自动化客户细分

了解你的客户并相应地与他们互动是小型企业成功的关键。通过自动化客户细分,你可以更有效地定位你的营销努力并个性化客户体验。

你可以自动化以下方面:

• 根据客户行为和特征自动分类客户
• 为不同的客户细分自动触发个性化的营销活动
• 根据客户细分自动调整产品推荐
• 自动更新客户细分以反映最新的客户数据

CRM系统如 HubSpot 或 Salesforce 通常包含强大的客户细分功能。

25. 自动化性能监控

对于小型企业来说,及时了解业务性能至关重要。通过自动化性能监控,你可以快速识别趋势,发现问题,并做出数据驱动的决策。

考虑自动化以下方面:

• 创建实时业务仪表板,显示关键性能指标(KPIs)
• 设置自动警报,在KPIs超出特定阈值时通知你
• 自动生成定期性能报告
• 将来自不同系统的数据自动整合到一个中央报告中

像 Databox 或 Geckoboard 这样的工具可以帮助你创建自动化的性能仪表板和报告。

结语

自动化不仅仅是大公司的专利。对于小型企业来说,它可能是在竞争激烈的市场中生存和繁荣的关键。通过实施这些自动化策略,你可以:

• 节省宝贵的时间和资源
• 提高效率和生产力
• 改善客户体验
• 减少人为错误
• 获得更好的业务洞察

记住,自动化是一个持续的过程。开始时选择几个对你的业务影响最大的领域,然后逐步扩展。随着时间的推移,你会发现自己有更多的时间专注于真正重要的事情:发展你的业务和服务你的客户。

你已经在使用这些自动化策略中的哪些?还有哪些你认为特别适合你的业务?我们很想听听你的想法和经验。请在评论中分享,让我们一起探讨如何利用自动化来推动小型企业的成功!